Nyt on aika parantaa johtamista paremmalla viestinnällä

Lauttasaari 13.5.2020 

Hyvä ystäväni Anna Munsterhjelm sanoi kerran, että johtaminen on viestintää, viestintää ja viestintää. Allekirjoitan tämän täysin. Oman tiimin, organisaation, asiakkaiden ja sidosryhmien johtaminen vaatii käsittämättömän paljon hyvää viestintää, viestinnän koko kirjon osaamista, käyttämistä ja fokusta. Organisaatioilla on erilaisia rooleja, mutta kaikilla menestyvillä organisaatioilla on yksi kyky ylitse muiden: kyky toimia arvojensa mukaan ja edetä kohti tavoitetta. Historia todistaa, että menestys tulee tästä kombinaatiosta. Otetaan esimerkkinä yritys. Yrityksen tehtävä on klassisen määritelmän mukaan tuottaa omistajilleen korvausta sijoitetulle pääomalle eli olla voitollinen. Aika on tuonut tähän onneksi lisämääritelmän yrityksen toimimisesta yhteiskunnan tärkeänä osana kestävän toiminnan periaatteiden mukaan. Ilman hyvää viestintää yritys, omistaja ja sidosryhmät eivät ymmärrä missä mennään ja mitä pitää tehdä.

Mitä sitten on se viestintä, joka pelastaa johtamisen ja vie yrityksen menestykseen. En mene viestinnän keinojen, kanavien ja välineiden yksityiskohtiin vaan kokoan ennemminkin yhteen ominaisuuksia, joilla kautta historian ollaan luotu tavoitteellisia menestyviä organisaatioita. Ytimessä on kyky saada aikaan viesti, joka kokoaa yhteen, motivoi ryhmiä ja yksilöitä ja puhuttelee kuulijan sisintä. Näitä listoja, bulletteja ja taulukoita on tuhansia ja ne kaikki johtavat yhteen asiaan: johtajan kykyyn motivoida ympäristöään toimimaan. Viestin mukauttaminen kuulijakunnan mukaan on ratkaisevaa. Viestijän on jatkuvasti mukauduttava palvelemaan kuulijoitansa ja ymmärrettävä mitkä ovat kuulijoiden tarpeet. 

Minun suosikkilistani on seuraava: 

1.        Selkeys

Viestinnän selkeys ja yksinkertaisuus varmistaa perillemenon. Aloita tavoitteesta, muista mahdollinen aikaikkuna ja lupaus riittävistä ja oikeanlaisista resursseista. Älä ole epämääräinen. 

2.        Yksilöllisyys

Koska pääsemme yhä harvemmin kahdenkeskeisiin tapaamisiin, niin opettele viestimään siten  että kuulijat kokevat sinun puhuvan heille henkilökohtaisesti. Aloita huomioimalla kaikki osallistujat, jaa itsestäsi jotain henkilökohtaista ja muista kiittää. 

3.        Läpinäkyvyys 

Läpinäkyvyyden tulos on luottamus. Luottamuksella saadaan aikaan sitoutumista ja toimintaa. Piiloagendat, hämärät tausta-aineistot ja näkyvä päätöksenteko pitää ottaa huomioon, kun rakennat viestiäsi. Kiinnijäämisen riski on iso ja luottamuksen murentaminen on fataali virhe. 

4.        Kuuntelu 

On sanomattakin selvää, että viestinnän on oltava toimiakseen kaksisuuntaista. Kun virität oman viestisi ymmärrettäväksi, selkeäksi, yksilölliseksi ja läpinäkyväksi, niin viritä itsesi sellaiselle taajuudelle, että et pelkästään kuule vaan kuuntelet. Kuuntelu vie aikaa, mutta maksaa varmasti itsensä takaisin pidemmällä aikavälillä ymmärtämisen muodossa. 

5.        Palaute 

Vastaanotto viestillesi ei ole koskaan yksi yhteen sen kanssa mitä olit ajatellut vaikka kuinka olisit panostanut viestintääsi. Pelkästään varmistaminen vaatii palautteen keräämistä ja ymmärtämistä sekä kykyä korjata ja toistaa. Jos kuulijat kokevat sinun tehneen virheen, niin paikkaa se nopeasti, tehokkaasti ja avoimesti. Myönnä virhe. Se kannattaa aina. Ole aito palautteen keruussa.

6.        Motivointi 

Tärkeintä kaikessa viestinnässä on saada aikaan kuulijoissa tunne voimaantumisesta, inspiraatiosta ja halusta olla mukana. Nämä ovat menestyvän organisaation driverit, joilla kuljetaan kohti visiota ja saavutetaan tuloksia. Lupaus jatkuvasta tuesta ja avoimesta kommunikoinnista kaikkien kanssa antaa voimaa ihmisille viedä työnsä maaliin. 

Hyvään johtamiseen linkitetty viestintä on ¾ työntekijöistä tärkein johtajuuden mittari. Business.comin artikkeli kertoo, että yli 70% työntekijöistä pitää oman sitoutumisensa edellytyksenä hyvää motivaatiota, joka syntyy hyvästä viestinnästä. Korkea motivaatio johtaa yksiselitteisesti tuottavuuden kasvuun. 

Palataan viestinnän ja johtamisen trendeihin seuraavassa jutussa Ajatuksia-blogissani.