Lauttasaari 24.4.2020 

Poikkeustila loppuu joskus ja me kaikki odotamme, että pääsemme palvelemaan asiakkaitamme. Osa yrityksistä on ajanut oman toimintansa totaalisen alas. Osalla on saattanut olla voimia kehittää uusia palveluita tai korvaavaa toimintaa tuki-instrumenteilla tai ilman. Jotkut ovat jatkaneet normaalilla palvelulla, mutta pudonneilla asiakasmäärillä. Melkein kaikilla on yritykseen syntynyt kriisitiimi tai ihan vain ryhmä, joka on ensin sammutellut tulipaloja, sitten alkanut kehittämään ja ylläpitänyt kehitystä. Työtunteja, valvottuja öitä, yt:ja, neuvotteluita ja paljon muuta on ollut tapetilla. Nyt olisi aika kääntää kasvot kohti sitä hetkeä, kun rajoituksia puretaan, ihmiset alkavat liikkumaan ja käyttämään rahaa sekä kriisin aikana kehitetyt uudet innovaatiot on vakiinnutettava käyttöön. 

Mediassa on alkanut näkyä kirjoituksia siitä miten tulevaan voisi varautua. Mitä tärkeää pitää ottaa huomioon, kun ovet jälleen avataan. Konsulttitalo McKinsey julkaisi mielenkiintoisen artikkelin aikeesta https://www.mckinsey.com/business-functions/strategy-and-corporate-finance/our-insights/getting-ahead-of-the-next-stage-of-the-coronavirus-crisis

Kirjoittajat antavat ohjeeksi kaksi asiaa: 

1. Perusta moniulotteinen siiloista vapaa tiimi suunnittelemaan avaamista kulkien kriisin edellä
2. Varmista, että tiimi ajattelee eri mittaisilla aikaväleillä ja toimii esitetyn ohjelman steppien mukaan 

Periamerikkalainen tapa on esittää bulletit, luoda stepit tai tehdä vaiheet, jotta kehitysprojekti on kokonaisuus. Toinen toistaan seuraava tai limittäin menevä asia johtaa tehokkaasti lopputulokseen. Ja kuulkaa ihmiset! Niin se on. Artikkeli kannattaa lukea ja suhteuttaa tekeminen ja ajatuksen omaan organisaatioon ja sen resursseihin. 

Kriisin edellä pysyminen ja sujuva paluu oman liiketoiminnan ytimeen vaatii tekemistä. Tiimin perustaminen tähän kannattaa tehdä. Toki pienyrityksessä tiimi voi olla mahtipontinen ilmaus niistä ihmisistä, jotka dedikoituvat miettimään tulevaisuutta. Mutta yhtä kaikki, ne ihmiset, jotka tähän valjastetaan, on syytä evästää parilla asialla. Kyvyllä ajatella boksin ulkopuolella, hyvillä viestintätaidoilla, avoimella toiminnalla ja luottamuksella. Näillä ominaisuuksilla pääsee pitkälle. 

Mihin sitten olisi syytä tarttua? Artikkeli viittaa viiteen eri steppiin. Suosittelen lukemista. Oma ehdotukseni on, että poikkeustilan jälkeisissä toimissa ja suunnittelussa keskitytään ihmisiin, asiakkaisiin, resursseihin ja opittuun. Ihmisillä tarkoitan omaa porukkaa.

1. Ihmiset
Poikkeustila on vaikuttanut jokaisen ihmisen mieleen ja motivaatioon. Heidän kohtaamisensa ja kuuntelemisensa on erittäin tärkeää. Ihmisillä on kokemuksia ja tuntemuksia, joita he haluavat jakaa. Kuunteleminen on tärkeää. Se vapauttaa tunnelmaa ja auttaa tiimiytymisessä. Luottamuksen rakentaminen on ensimmäinen vaihe. Ihmiset pitää saada toimintakykyisiksi ja heitä pitää auttaa.

2. Asiakkaat
Poikkeustilan aikaisesta toiminnastasi riippuen asiakaskontaktit ovat olleet hyvin erilaisia. Todennäköisesti ne ovat olleet vähäisempiä kuin ennen. Nyt on aika rakentaa asiakassuhteet uudestaan. Asiakkaiden luottamus sinuun palautuu, kun teet suunnitelman ja toimenpiteet. Kontaktoi asiakkaat ajoissa ja kerro mitä sinulle kuuluu. Ole avoin ja rehellinen siitä miltä nyt avatessa teidän palvelunne näyttävät.

Tämä on myös mahdollisuus. Kaikki ne uudet poikkeustilan aikana tehdyt uudet innovaatiot ovat erinomainen tapa aloittaa kommunikointi. Muista kuitenkin, että iso osa asiakkaistasi haluaa palata samaan laatuun ja tapaan toimia. Älä pelota heitä pois. 

3. Resurssit
Avaaminen tarvitsee resursseja. Ensimmäiseksi tulee käyttöpääoma. Sen riittävyyden varmistaminen on varmasti tärkein asia. Kuinka paljon ja mistä lienee ne kysymykset, jotka pitää esittää. Tilat, laitteet, toimistot yms. on otettava käyttöön. Sopimukset, joilla on helpotettu omaa taloudellista taakkaa saattavat vaikuttaa avaamiseen. Tarkista ne. Ihmisetkin ovat tässä kohti resurssi. Varmista, että miehitykset ovat oikeanlaiset ja väkesi tietää, että olet avaamassa. 

4. Opitut asiat
Poikkeustilan aikana tehdyt iinovaatiot ja uudet käytänteet on syytä evaluoida ja päättää meneekö ne jatkoon vai ei. Alasajo tai implentointi on suunniteltava. Se vaatii muutosjohtamista, josta pitää ottaa vastuu ja sen tavoitteet pitää määritellä. Kaikkea ei ehkä kannatta ottaa mukaan palveluihin vaan miettiä sopiiko uudet asiat kokonaisuuteen ja löytyykö synergiaetuja. 

Näiden kokonaisuuksien ympärille rakennettava ohjelma auttaa sinua muutoksessa ja paluussa. Aseta työlle tavoitteet ja anna ”avaustiimille” riittävästi aikaa ja valtuuksia työn tekemiseen. Heidän ensisijainen tehtävänsä on pysyä poikkeustilan edellä ja luoda skenaarioita siitä mitä h-hetkellä tapahtuu ja minkälaisessa ympäristössä ja maailmassa elämme.

Temppiä tekemiseen ja pysykää terveenä

 

Artikkeli: McKinsey April 2020 | Article: ”Getting ahead of the next stage of the coronavirus crisis” By Martin Hirt, Sven Smit, Chris Bradley, Robert Uhlaner, Mihir Mysore, Yuval Atsmon, and Nicholas Northcote